7 Problemas na Administração de Estoques e Como Resolvê-los

Neste artigo, uma situação em que irei generalizar uma forma de pensamento, mas, pelo que vivi e tenho visto em consultorias e treinamentos que desenvolvo isso acontece em muitas empresas…

Pensando

Dentro das empresas muitas vezes nos deparamos com a seguinte situação colocada pela Gerência ou Diretoria: “Precisamos reduzir nossos níveis de estoque (ou inventários), portanto, vamos parar de comprar, pois o volume está alto demais…”.

Nesse momento, quem faz administração ou gestão do estoque tem um frio na barriga e logo pensa:

Como irei fazer isso, sendo que as principais matérias primas que estamos comprando serão usadas para produzir os produtos acabados que tem rotatividade? Aliás, estas matérias primas são compradas somente o necessário todos os meses. Além disso, as matérias primas estão sendo recebidas em cargas menores.

E agora?

Nem sempre as matérias primas serão compradas de acordo com o que o administrador de estoque solicitou, ou seja, somente o necessário, e também nem sempre a Produção realiza exatamente o que foi solicitado por ele.

A decisão do que comprar ”deveria” partir de quem administra os estoques, pois é o administrador de estoques quem faz a gestão e que sabe o que é necessário para a empresa comprar, e não o departamento de Compras ou Suprimentos, por ter negociado um desconto com o fornecedor e que por isso, por exemplo, em alguns casos, acaba comprando um lote grande que fica parado alguns meses no estoque. A Produção deveria produzir somente o que é solicitado pelo planejamento e não trabalhar de acordo com o seu lote para facilitar a preparação de máquina.

Nesses casos quem acaba pagando o “pato” é quem cuida é o administrador de estoque ele será o “culpado” tanto pela sobra quanto pela falta. Veja que nas situações discutidas irá sobrar material no estoque de matéria prima, pois foi comprado mais do que era necessário e de produto acabado, e também será produzido mais do que a necessidade.

Então, o que é administrar ou gerenciar materiais ou estoques?

É a pior atividade dentro da empresa. Porque se falta matéria-prima ou produto acabado é “CULPA” do Administrador de materiais, se “SOBRA”, é porque o Administrador de materiais é um INCOMPETENTE, não sabe administrar…

Desafio

Muito bem!

De acordo com esse cenário, vimos que há uma situação que precisa ser resolvida.

De um lado temos a empresa com seus níveis de estoques altos e, do outro lado, sejamos realistas, na maioria das empresas quem faz a Administração ou Gestão dos Estoques não tem autonomia para tomar decisões e fazer o que precisa ser feito para que os estoques cheguem aos níveis desejados pela companhia.

A figura do Administrador ou Gestor de Estoques é importantíssima, pois ele está preocupado em reduzir, porque normalmente é o “pescoço” dele que está em perigo, e não só por isso, mas por ser ele a pessoa mais consciente e esclarecida de toda a cadeia produtiva interna, além de saber onde estão os principais problemas e gargalos.

corda no pescoço

 

O Administrador ou Gestor de Estoques “deveria” analisar, gerenciar, controlar e decidir o que deve e o que não deve ser colocado em estoque, buscando atender os clientes no prazo combinado e os objetivos da organização com o mínimo de estoque e alto giro, sem interferências das áreas envolvidas direta ou indiretamente com os estoques, pois ele também sabe que para aumentar as “vendas” não é necessário aumentar os estoques e, mesmo se houver a redução do estoque sem as devidas análises, a empresa poderá perder vendas. E não é isso que ele quer.

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Se o Administrador de Estoques não sabe administrar os estoques, então porque sempre temos esses problemas?

Eu te explico, por que:

  1. Os processos não estão definidos de forma clara e isso faz com que os envolvidos tenham dificuldade de entendimento, de comunicação e de ver as interfaces e as conexões com as responsabilidades de cada um;
  2. Produção produz: em lotes grandes e não comunica ou não tem flexibilidade para produzir lotes menores ou nem sempre conhece os seus custos;
  3. Suprimentos compra em grandes quantidades ou muda de fornecedor ou compra do fornecedor com menor preço e este, por sua vez, não tem um nível de serviço compatível com a necessidade da empresa;
  4. Fornecedor atrasa as entregas;
  5. Vendas não planeja e também não sabe o que vai vender e não passa nenhuma informação para a empresa;
  6. As áreas não se comunicam;
  7. O “dono do estoque” não tem autonomia para decidir o que comprar e como comprar.

Vejam que as empresas precisam ter estoques para melhorar o atendimento aos clientes, e se proteger contra as incertezas do mercado, porém, se as empresas somente pensarem em se proteger, aumentarão os estoques.

 

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Quem sabe e tem consciência disso tudo é o Administrador ou Gestor de Estoques, pois ele faz o acompanhamento diário de toda a gestão do processo produtivo.

Defendo a ideia de que o Administrador de Estoques deveria ter mais autonomia para decidir sobre o que precisa ser feito.

Particularmente vejo que não é somente fazer uma boa negociação, mas também se preocupar com quanto tempo o material irá ficar parado onde o comprador também tem a responsabilidade por essa parte no estoque.

A produção precisa produzir com lotes mínimos e se preocupar em ser flexível.

Em vendas não deve se preocupar em somente vender.

Gerente do estoque

O ideal é que:

  • Compras ou Suprimentos compre bem e negocie com fornecedores entregas em lotes menores e, antes de tomar qualquer decisão, consultar a Administração ou Gestão de Estoques;
  • Produção ser flexível e produzir em lotes menores e buscar formas de reduzir seus set ups;
  • Vendas precisa informar o que irá vender e ser responsável por essas informações.

Dessa forma cada um tem sua parcela de participação na formação do estoque e cada um precisa fazer sua parte para que o resultado apareça no “todo”, caso contrário, o resultado não aparecerá e sempre irão procurar um “culpado”.

O desempenho da Administração ou Gestão de Estoques depende basicamente de vendas, suprimentos, produção, recebimento, distribuição, variedade de itens e, principalmente, do grande número de “boas” informações, para gerenciar os estoques, ou seja, o sucesso depende da sinergia de todos os departamentos.

Esses e outros assuntos são discutidos no curso “Planejamento e Controle de Estoques na Prática” de forma objetiva com muitas situações do dia a dia através de desenvolvimento de exercícios em planilhas e cases.

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Celso Luchezzi