7 Problemas na Administração de Estoques e Como Resolvê-los

Neste artigo, vou falar de uma situação muito comum, e para facilitar seu entendimento irei generalizá-la.

E pelo que vivi na minha vida profissional, vi essa situação se repetir algumas vezes e ainda tenho visto em consultorias e treinamentos presenciais que desenvolvo muitos alunos comentam a mesma situação, pois isso acontece em muitas empresas…

Dentro das empresas muitas vezes nos deparamos com a seguinte frase colocada pela Gerência ou Diretoria para o Administrador de Estoque, ou Administrador de Materiais, ou Planejador de Estoque, ou Gestor de Estoque, o nome dessa função nesse momento não é o mais importante, mas sim a frase, que é a seguinte:

“Precisamos reduzir nossos níveis de estoque, portanto, vamos parar de comprar, pois o volume está alto demais e além do mais nossos custos de estoque estão altos. Você como a pessoa responsável pelo Estoque não está vendi isso?”

Nesse momento, quem cuida do estoque tem um frio na barriga e logo pensa:

“Como irei fazer isso, sendo que as principais matérias primas que estamos comprando serão usadas para produzir os produtos acabados que vendem mais? Aliás, estas matérias primas são compradas somente o necessário todos os meses. Além disso, as matérias primas estão sendo recebidas em cargas menores. E agora?”

Nem sempre as matérias primas serão compradas de acordo com o que o Gestor de Estoque solicitou, ou seja, somente o necessário, e também nem sempre a Produção realizará exatamente o que foi solicitado por ele.

A decisão do que comprar ”deveria” partir de quem cuida dos estoques, pois o Gestor de Estoque é quem faz a gestão e que sabe o que é necessário comprar, e não o departamento de Compras ou Suprimentos.

Já vi em alguns casos o departamento de Compras, por ter negociado um desconto com o fornecedor acabou comprando um lote grande de matéria prima que ficou parada alguns meses no estoque e em outras situações o material foi muito pouco vendido.

Nesse exemplo quando você olha o que tem no estoque sem saber detalhes do que aconteceu, dá-se a impressão de que foi feito uma má gestão no estoque, o que não é verdade. Teve um efeito externo que provocou um problema no Estoque.

A Produção deveria produzir somente o que é solicitado pelo planejamento e não trabalhar de acordo com o seu lote mínimo para facilitar a preparação de máquina.

Nesses casos quem acaba pagando o preço disso tudo é quem cuida da gestão de estoque, 

O Gestor de Estoque será o “culpado” tanto pela sobra quanto pela falta.

7 PROBLEMAS NA ADMINISTRAÇÃO DE ESTOQUES E COMO RESOLVÊ-LOS

Gestor de Estoque

Veja que nas situações discutidas irá sobrar material no estoque de matéria prima, pois foi comprado material a mais do que era necessário.

Então, o que é administrar estoque?

É a pior atividade dentro da empresa.

Porque se falta material (quer pode ser matéria-prima ou produto acabado) é “CULPA” do Gestor de Estoque, se “SOBRA”, é porque o Gestor de Estoque é um INCOMPETENTE, não sabe administrar…

Muito bem!

De acordo com esse cenário, vimos que há uma situação que precisa ser resolvida.

De um lado temos a empresa com seus níveis de estoques altos e, do outro lado, sejamos realistas, na maioria das empresas quem faz a Gestão dos Estoques não tem autonomia para tomar decisões e fazer o que precisa ser feito para que os estoques cheguem aos níveis desejados pela companhia.

A figura do Gestor de Estoques é importantíssima, pois ele está preocupado em administrar os estoques para que não falte nem sobre e também reduzir, porque normalmente é o “pescoço” dele que está em perigo, e não só por isso, mas por normalmente ser ele a pessoa mais consciente e esclarecida de toda empresa, além de saber onde estão os principais problemas e gargalos.

O Gestor de Estoques “deveria” analisar, gerenciar, controlar e decidir o que deve e o que não deve ser colocado em estoque, buscando atender os clientes no prazo combinado e os objetivos da organização com o mínimo de estoque e também com alto giro de estoque, sem interferências das áreas envolvidas direta ou indiretamente com os estoques.

O Gestor de Estoque também sabe que para aumentar as “vendas” não é necessário aumentar os estoques e, para que haja uma redução de estoque é necessário uma análise minuciosa do estoque, e se isso não for feito, a empresa poderá perder vendas. E não é isso que ele quer.

Se o Administrador de Estoques não sabe administrar os estoques, então porque sempre temos esses problemas?

Eu te explico. Os problemas com estoque acontecem porque:

  1. Os processos não estão definidos de forma clara e isso faz com que os envolvidos tenham dificuldade de entendimento e de ver as interfaces e as conexões com as responsabilidades de cada um;
  2. Produção produz: em lotes grandes e não comunica o Gestor de Estoques que produz determinados produtos em lotes grandes;
  3. Suprimentos compra em grandes quantidades ou muda de fornecedor ou compra do fornecedor com menor preço e este, por sua vez, não tem um nível de serviço compatível com a necessidade da empresa;
  4. Fornecedor atrasa as entregas;
  5. Vendas não planeja e também não sabe o que vai vender e não passa nenhuma informação para o Gestor de Estoque;
  6. As áreas não se comunicam;
  7. O “dono do estoque” não tem autonomia para decidir o que fazer com o estoque de material parado.

Veja que as empresas precisam ter estoques para melhorar o atendimento aos clientes, e se proteger contra as incertezas do mercado, porém, se as empresas somente pensarem em se proteger, com toda certeza irão comprar o que não precisam e irão aumentar os seus estoques e diminuir seus lucros.

É preciso ver que o lucro está em uma boa gestão de estoque. 

Quem sabe e tem consciência disso tudo é Gestor de Estoque, pois ele faz o acompanhamento diário de toda a gestão do processo produtivo.

O Gestor de Estoque deveria ter mais autonomia para decidir sobre o que precisa ser feito.

É necessário pensar na empresa como um todo, e não é somente fazer uma boa negociação, mas também se preocupar com quanto tempo o material irá ficar parado onde o comprador também tem a responsabilidade por essa parte no estoque.

A produção precisa produzir com lotes mínimos e se preocupar em ser flexível.

E vendas não deve se preocupar em somente vender, mas sim como irá atender os clientes.

O ideal é:

  1. Compras ou Suprimentos comprar bem e negociar com fornecedores entregas em lotes menores e, antes de tomar qualquer decisão, consultar o Gestor de Estoque;
  2. Produção ser flexível e produzir em lotes menores e gerar informações precisas;
  3. Vendas precisa informar o que irá vender e ser responsável por essas informações.

Dessa forma cada um tem sua parcela de participação na formação do estoque e cada um precisa fazer sua parte para que o resultado apareça no “todo”, caso contrário, o resultado não aparecerá e sempre irão procurar um “culpado”.

7 PROBLEMAS NA ADMINISTRAÇÃO DE ESTOQUES E COMO RESOLVÊ-LOS

Administrador de Estoque

 O desempenho da Administração ou Gestão de Estoques depende basicamente de vendas, suprimentos, produção, recebimento, distribuição, variedade de itens e, principalmente, do grande número de “boas” informações, para gerenciar os estoques, ou seja, o sucesso depende da sinergia de todos os departamentos.

 

Um Grande Abraço!

Força, Fé, Coragem, Perseverança, Amor, Disciplina, Atitude e Otimismo

Celso Luchezzi