Processos Ruins e a Falta de Controle São “Oportunidades de Melhorias”

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Armazenagem ruim, falta de controle de materiais nas obras são sinônimos de uma série de oportunidades de melhorias de processos tanto nas obras quanto nas indústrias. Nesse artigo vou falar de oportunidades nas obras.

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Ter controle de todos os materiais em uma obra, normalmente não é uma das atividades mais fáceis a serem gerenciadas.

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É necessária disciplina e firmeza para controlar os materiais, ou seja, é uma tarefa do almoxarife, ou chefe de materiais, ou gestor de materiais, ou planejador de materiais ou como quiserem chamar. E esse profissional nem sempre é bem visto, pelo contrário é visto como uma pessoa exigente e as vezes tido até como um chato.

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Mas o que muitos não sabem é ele quem dá satisfação de tudo que é usado em uma obra. Porém nem sempre ele é comunicado de uma perda, ou seja, quem utilizou indevidamente nem sempre o avisa do que aconteceu, mesmo que essa perda tenha sido involuntária. Vou usar situações simples para expressar com clareza. Essas perdas podem ser por diversos motivos: uma massa malfeita, um azulejo que foi mal colocado e precisa ser retirado, um piso mal armazenado no local de sua aplicação e gerou quebra, uma louça que ao ser transportada ou no momento de sua instalação teve uma quebra, entre outras situações. Isso tudo foi usado material que precisará ser reposto.

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A medida que são identificadas as causas dessas perdas podem ser gerados diversos relatórios identificando os motivos pelos quais ocorreram, e as melhores pessoas para fazerem isso são as pessoas que estão no dia a dia. Esses relatórios mostrarão as falhas e onde os processos precisam ser melhorados, gerando uma série de oportunidades de melhorias.

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Porém na minha opinião essa é a parte mais difícil de ser feita. Porque em vários casos os gestores olham esses problemas pelo lado emocional e saem procurando o (ou um) “culpado” e acabam punindo as pessoas que erraram. De forma inconsciente estão mostrando para a equipe que se errarem serão punidos. Sendo que deveriam orientar as pessoas que cometeram o erro, pois nem sempre as pessoas que erraram o fizeram de ato pensando. É fato que se os erros persistirem mais algumas medidas precisam ser tomadas.

Como se isso fosse pouco os processos que envolvem materiais precisam ser claros e todos os envolvidos precisam saber como proceder.

processos

Na verdade, todos os envolvidos precisam ser treinados de como os processos funcionam. Do contrário que muitos pensam ao ensinar / orientar os profissionais não gera custo, mas sim evita perdas pelo simples fato das pessoas terem sido orientadas (o que é difícil de mensurar para provar que o treinamento aplicado teve resultado), ao mesmo tempo todos os envolvidos precisam ter a responsabilidade de avisar o que ocorreu para que seja dado baixa e feito um relatório das perdas.

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Como diz um amigo: “Um problema é igual a uma oportunidade”, os japoneses também olham dessa forma e identificar nessas situações eram oportunidades de melhorar o seu trabalho. Se praticado diariamente vira uma rotina.

A receita para essa situação é orientar, pois como dito anteriormente, nem sempre as pessoas cometem erros, o fazem de forma proposital. Olhar para a situação, parar e analisar também é difícil, mas o gestor da obra precisa ter essa maturidade.

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A equipe também precisa amadurecer, e não esperar dos gestores, e isso somente acontecerá à medida que todos forem amadurecendo e olhando os problemas com maturidade. Costumo dizer que isso acontecerá quando os gestores passarem a dar o exemplo de como deve ser feito. Dessa forma estarão ensinando pelo exemplo.

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Esses são alguns dentre outros para melhoria contínua em todas as obras. Uma vez que um processo foi definido não significa que ele não deva ser mudado. Muito pelo contrário os processos foram feitos para serem alterados. E a medida que isto é feito mostra que há sinergia dentro da equipe e que as pessoas estão engajadas com o bom manuseio dos materiais.

Essas atitudes tornarão mais fácil o dia a dia do responsável pelo controle dos estoques. Treinar as equipes é o GRANDE segredo e isso não gera custo, mas evita que muitas perdas ocorram.

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Força, Fé, Coragem, Perseverança, Amor, Disciplina, Atitude e Otimismo

Celso Luchezzi